業務効率改善プロジェクト

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本社部門・事業部管理部門などのホワイトカラー業務は
多くの企業がその効率化を図り、様々な施策を取ってい
ますが、継続的な成果を上げている企業は少ないです。

業務効率化は、その必要性を認識しながらもなかなか進
まないのが現状です。大きな原因は「制度の再設計」と
「業務の可視化」ができていないことであり、以下のよ
うな問題点となります。

1. 企業特有の制度とそれに伴う業務の存在
2. 部門、セクション間での重複業務の存在
3. 業務の「過剰」がある
  (重要では無いことに工数が割かれている)
4. 業務の「使者」がある
  (外部・者部門間との業務連携の中で、「伝
  える」だけの業務が発生している)
5. 課題解決意識が低くPDCAサイクルが回っていない

これらの問題点の中では、1.が重要となります。2.〜
3.については自部門で取組を行っている事例はありま
すが、そもそも多くの業務は1.に連動しているので、
それの見直しや再設計を行うことで劇的に改善される
ケースが多いです。

プロジェクトの事例・詳細

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<プロジェクト事例1> 総務部業務の効率化

総務部の単純な適性業務、適正人員を図ることは難しい
です。そこに適正標準が存在しないからです。しかし、
現場からの改善や効率化を図ることは可能です。現行業
務のムラやムダを可視化し、その業務を減らす(なくす
)、方法を変えることで大きな効率化になります。

本プロジェクトは現行業務の可視化を行い、その起因と
なる制度をひも付け、それの必要性について議論を重ね
た上で業務ルールの見直しを行いました。実施事項は以
下をご参照ください。

1. 総務業務の項目洗い出し
2. 人員別 業務項目別 実施時間算出
3. 業務項目実施内容ヒアリング
4. 業務項目起因制度の確認
5. 各種制度のベンチマーク検証
6. 各種制度の見直し、再設計案作成
7. 6.に伴う業務フロー案作成
8. 制度、物流フローの差設計実施
9. 運用検証(課題抽出と改善実施)